Hoe werkt het overstappen naar VoIP-telefonie?

VoIP staat voor Voice over IP: bellen via een internetverbinding in plaats van via een aparte telefoonlijn.

De telefooncentrale is geen kast meer in de meterkast, maar een slimme dienst in de cloud. Om dit mogelijk te maken, werken wij samen met 3CX. Dit softwarepakket biedt onder andere de onderstaande functies.

Een overstap vraagt om een goede voorbereiding. Met een duidelijk migratieplan merk je er in de praktijk echter weinig van. Je telefoonnummers blijven behouden en jouw bedrijf blijft tijdens het hele traject bereikbaar. Zo ziet dat plan eruit.

Ons migratiestappenplan bestaat uit 8 stappen.

We brengen de huidige situatie in kaart. Hoeveel medewerkers bellen er? Welke telefoonnummers zijn in gebruik? Hoe komen gesprekken nu binnen? En is de internetverbinding geschikt voor VoIP-telefonie? Dat laatste is belangrijk, want een instabiele verbinding zorgt voor een slechte gesprekskwaliteit.

De overstap is hét moment om jouw bereikbaarheid opnieuw in te richten. Wie neemt welke gesprekken aan? Wat hoort de beller bij drukte of buiten openingstijden? Wie krijgt een vast toestel en wie belt via de app?

In de 3CX-omgeving richten we alles in volgens het belplan: gebruikers, keuzemenu’s, wachtrijen en welkomstteksten. Jouw huidige telefonie blijft tijdens deze fase gewoon werken. De nieuwe omgeving wordt naast de bestaande omgeving opgebouwd.

Telefoonnummers staan op je website, visitekaartjes en in de telefoons van klanten. Die nummers gaan gewoon mee. De nummerportering regelen wij.

Voordat we live gaan, testen we de nieuwe omgeving grondig met tijdelijke nummers. Komen gesprekken op de juiste plek binnen? Werken de doorschakelingen? Is de geluidskwaliteit goed? De oude telefooncentrale blijft als vangnet actief totdat alles goed werkt.

Op de porteringsdatum verhuizen de telefoonnummers naar de nieuwe omgeving. Omdat alles vooraf is ingericht en getest, duurt dit meestal slechts enkele uren. Jouw klanten bellen gewoon hetzelfde nummer en komen automatisch uit bij jouw medewerkers.

Een korte uitleg over de app, het doorschakelen van gesprekken en de functie ‘Niet storen’ is meestal voldoende. De meeste medewerkers zijn binnen een half uur vertrouwd met de nieuwe manier van communiceren.

Na de livegang blijven we de eerste periode extra alert. Waar nodig passen we het belplan aan op basis van de praktijk.

Reken globaal op enkele weken vanaf het eerste gesprek tot de livegang. Het grootste deel van die periode bestaat uit voorbereiding en de wachttijd voor de nummerportering. De daadwerkelijke overstap duurt meestal slechts enkele uren.