Herken je dit?
Problemen zonder uitbesteding van werkplekbeheer
Zonder eigen IT-afdeling komt het beheer van werkplekken vaak terecht bij medewerkers die IT er ‘even bij doen’. Problemen worden pas opgelost als ze ontstaan, verschillende leveranciers werken langs elkaar heen en niemand heeft volledig overzicht. Ondertussen blijven storingen terugkomen, lopen kosten op en is het onduidelijk of alles goed beveiligd is.
Dit zijn de meest gehoorde zorgen en problemen. Herkenbaar?
Dit zijn de meest gehoorde zorgen en problemen. Herkenbaar?
Scroll verder
Trage systemen
Medewerkers verliezen tijd door terugkerende IT-problemen. Inlogproblemen en trage systemen zorgen voor frustratie.
Geen overzicht
Niemand heeft echt de regie over de IT-omgeving. Je weet niet wat er draait, wat er verloopt of wat het kost.
Security zorgen
Je weet niet zeker of alles goed beschermd is. Wie zorgt er eigenlijk voor updates, back-ups en veiligheid?
IT groeit niet mee
De huidige omgeving beperkt flexibiliteit en groei.
Verrassende kosten
Facturen die je verrassen in plaats van voorspelbaar zijn.
Transparante prijs
Bereken direct jouw kosten
Doorloop enkele stappen en ontvang een prijs op maat!
Heb je vragen? Bel of mail ons gerust.
info@greydogit.nl
085 076 6200
Bereken jouw maandprijs
Indicatie op basis van medewerkers en diensten
Onze klanten beoordelen ons met een 5/5
Klanten beoordelen ons met een 5/5
Alles inbegrepen
Wat is werkplekbeheer uitbesteden?
Werkplekbeheer omvat alles wat nodig is om medewerkers iedere dag veilig en prettig te laten werken met hun laptop, account, applicaties en bedrijfsgegevens.
Bij uitbesteden van werkplekbeheer draag je het dagelijkse technische beheer over aan een externe IT-partner. Die partij wordt verantwoordelijk voor het onderhouden, beveiligen en ondersteunen van de digitale werkplekken. Wij zijn graag die externe IT partij. We bedienen meer dan 35 tevreden klanten, waaronder Westfield Mall of the Netherlands.
Voor de duidelijkheid: je besteedt dus niet de controle over je bedrijf uit. Je besteedt vooral het technische werk en de verantwoordelijkheid voor het dagelijkse beheer uit.
Dat verschil is belangrijk. Als klant blijf je bepalen wat jouw organisatie nodig heeft. De IT-partner zorgt ervoor dat de techniek daar veilig en betrouwbaar op aansluit.
Hieronder lees je wat wij voor je uit handen nemen bij het uitbesteden van werkplekbeheer.
Bij uitbesteden van werkplekbeheer draag je het dagelijkse technische beheer over aan een externe IT-partner. Die partij wordt verantwoordelijk voor het onderhouden, beveiligen en ondersteunen van de digitale werkplekken. Wij zijn graag die externe IT partij. We bedienen meer dan 35 tevreden klanten, waaronder Westfield Mall of the Netherlands.
Voor de duidelijkheid: je besteedt dus niet de controle over je bedrijf uit. Je besteedt vooral het technische werk en de verantwoordelijkheid voor het dagelijkse beheer uit.
Dat verschil is belangrijk. Als klant blijf je bepalen wat jouw organisatie nodig heeft. De IT-partner zorgt ervoor dat de techniek daar veilig en betrouwbaar op aansluit.
Hieronder lees je wat wij voor je uit handen nemen bij het uitbesteden van werkplekbeheer.
Werkplek & software
Microsoft 365 beheer
Gebruikersbeheer
Software-updates
Leveranciersbeheer
Beveiliging & continuïteit
Security monitoring
Back-up & herstel
Patch management
Indicentafhandeling
Support & monitoring
Persoonlijke supportdesk
Monitoring 24/7
Altijd bereikbaar
Vaste contactpersoon
Zorgeloos overstappen
Stap kosteloos over & krijg de eerste twee maanden cadeau
Overstappen is volledig kosteloos. Wij nemen de migratie voor onze rekening. Geen aanloopkosten, geen verborgen tarieven. Alleen een vast maandbedrag achteraf. Begin met het inplannen van een kennismakingsgesprek.
Maandelijks opzegbaar
Geen langdurige contracten. Je blijft klant omdat je tevreden bent, niet omdat je vastzit.
Schaalbaar met één klik
Nieuwe medewerkers of veranderingen? Werkplekken voegen we eenvoudig toe of verwijderen we wanneer dat nodig is.
Volledig begeleide migratie
Wij verzorgen de volledige overstap van inventarisatie tot oplevering, zodat medewerkers zonder onderbreking kunnen blijven werken.
Maak kennis
Plan direct een vrijblijvende kennismaking
Maikel
Helpt je graag verder!
In een vrijblijvend gesprek brengen we jouw IT-omgeving en wensen in kaart en denken we direct met je mee.
30 min
Teams
Onze klanten beoordelen ons met een 5/5
Klanten beoordelen ons met een 5/5
5/5
“Eindelijk rust in onze IT-omgeving”
“Voorheen waren we continu bezig met losse problemen en verschillende leveranciers. Sinds Grey Dog IT ons werkplekbeheer doet, werkt alles stabieler en weten medewerkers direct waar ze terecht kunnen.”
Gratis whitepaper
Wat kost een storing écht?
Inclusief rekenmodel, checklist en invulbare schaderekening.
Waarom besteden bedrijven hun werkplekbeheer uit?
Werkplekbeheer begint bij veel kleine bedrijven eenvoudig. Er zijn een paar laptops, Microsoft 365 werkt en iemand binnen het bedrijf weet nét iets meer van computers dan de rest.
Maar het bedrijf groeit.
Er komen medewerkers bij. Er ontstaan verschillende accounts en rechten. Mensen werken thuis. Er komen extra applicaties. Laptops moeten worden vervangen. Updates blijven liggen. Een medewerker vertrekt en niemand weet precies waar zijn account nog toegang toe heeft.
IT die ooit overzichtelijk was, wordt steeds moeilijker om erbij te doen.
In de praktijk zien we vooral problemen ontstaan wanneer de verantwoordelijkheid voor IT nergens echt is belegd. De directeur, financieel manager of een handige collega wordt dan automatisch het aanspreekpunt. Niet omdat IT zijn of haar vak is, maar omdat iemand het moet regelen.
Dat werkt zolang er weinig gebeurt.
Zodra systemen trager worden, medewerkers regelmatig hulp nodig hebben of beveiliging serieuzer moet worden aangepakt, wordt die werkwijze kwetsbaar.
Werkplekbeheer uitbesteden is daarom vooral interessant wanneer IT belangrijk genoeg is om professioneel te beheren, maar een eigen IT-afdeling niet logisch of rendabel is.
Maar het bedrijf groeit.
Er komen medewerkers bij. Er ontstaan verschillende accounts en rechten. Mensen werken thuis. Er komen extra applicaties. Laptops moeten worden vervangen. Updates blijven liggen. Een medewerker vertrekt en niemand weet precies waar zijn account nog toegang toe heeft.
IT die ooit overzichtelijk was, wordt steeds moeilijker om erbij te doen.
In de praktijk zien we vooral problemen ontstaan wanneer de verantwoordelijkheid voor IT nergens echt is belegd. De directeur, financieel manager of een handige collega wordt dan automatisch het aanspreekpunt. Niet omdat IT zijn of haar vak is, maar omdat iemand het moet regelen.
Dat werkt zolang er weinig gebeurt.
Zodra systemen trager worden, medewerkers regelmatig hulp nodig hebben of beveiliging serieuzer moet worden aangepakt, wordt die werkwijze kwetsbaar.
Werkplekbeheer uitbesteden is daarom vooral interessant wanneer IT belangrijk genoeg is om professioneel te beheren, maar een eigen IT-afdeling niet logisch of rendabel is.
Wanneer is werkplekbeheer uitbesteden verstandig?
Niet ieder bedrijf hoeft zijn werkplekbeheer uit te besteden. Heb je twee eenvoudige computers, nauwelijks bedrijfsapplicaties en voldoende interne IT-kennis, dan kan extern volledig beheer meer zijn dan je nodig hebt.
Voor organisaties met ongeveer 5 tot 50 werkplekken ligt dat vaak anders.
Voor organisaties met ongeveer 5 tot 50 werkplekken ligt dat vaak anders.
Je hebt geen eigen IT-afdeling
Bij kleinere bedrijven ligt de verantwoordelijkheid voor IT regelmatig bij directie, finance of operations. Iedere storing, nieuwe medewerker en leveranciersvraag komt daardoor terecht bij iemand die eigenlijk ander werk moet doen.
Met uitbesteed werkplekbeheer wordt de IT-partner het centrale aanspreekpunt.
Met uitbesteed werkplekbeheer wordt de IT-partner het centrale aanspreekpunt.
IT-problemen kosten steeds meer tijd
Een wachtwoordprobleem lijkt klein. Een laptop die langzaam opstart ook. Maar als tien, twintig of vijftig medewerkers regelmatig tijd verliezen door IT-problemen, loopt het productiviteitsverlies snel op.
Goed werkplekbeheer draait daarom niet alleen om het oplossen van storingen. Het doel is juist om terugkerende problemen structureel te verminderen.
Goed werkplekbeheer draait daarom niet alleen om het oplossen van storingen. Het doel is juist om terugkerende problemen structureel te verminderen.
Onderhoud blijft liggen
Updates, rechten, oude accounts, apparaten en beveiligingsinstellingen hebben structureel aandacht nodig.
Als niemand hiervoor verantwoordelijk is, ontstaat achterstallig onderhoud vaak geleidelijk. Aan de buitenkant lijkt alles nog te werken, terwijl achter de schermen risico's oplopen.
Als niemand hiervoor verantwoordelijk is, ontstaat achterstallig onderhoud vaak geleidelijk. Aan de buitenkant lijkt alles nog te werken, terwijl achter de schermen risico's oplopen.
Je weet niet precies hoe veilig de omgeving is
Zijn alle laptops versleuteld? Gebruikt iedereen multifactorauthenticatie? Zijn oude accounts afgesloten? Worden beveiligingsupdates daadwerkelijk geïnstalleerd? Is Microsoft 365 goed geconfigureerd? En kun je verwijderde bedrijfsgegevens herstellen?
Als niemand deze vragen met zekerheid kan beantwoorden, is dat een duidelijk signaal om het beheer professioneler in te richten.
Als niemand deze vragen met zekerheid kan beantwoorden, is dat een duidelijk signaal om het beheer professioneler in te richten.
Je bedrijf groeit
Vijf medewerkers beheren is iets anders dan vijfentwintig of vijftig medewerkers beheren.
Nieuwe collega's moeten toegang krijgen tot de juiste systemen, apparaten moeten worden ingericht en vertrekkende medewerkers moeten tijdig worden afgesloten. Goed centraal beheer maakt dat proces herhaalbaar en schaalbaar.
Nieuwe collega's moeten toegang krijgen tot de juiste systemen, apparaten moeten worden ingericht en vertrekkende medewerkers moeten tijdig worden afgesloten. Goed centraal beheer maakt dat proces herhaalbaar en schaalbaar.
Wat levert werkplekbeheer uitbesteden op?
De belangrijkste winst zit niet in één technische functie. Het gaat om de combinatie van continuïteit, veiligheid, gemak en voorspelbaarheid.
Eén aanspreekpunt voor IT
Geen zoektocht meer naar wie verantwoordelijk is voor Microsoft 365, de laptop, wifi, beveiliging of een storing.
Medewerkers weten waar ze terechtkunnen en het management hoeft problemen niet meer tussen verschillende leveranciers te coördineren.
Voorspelbare IT-kosten
Ad-hoc IT-beheer lijkt soms goedkoper, totdat er meerdere problemen tegelijk ontstaan.
Bij beheerd werkplekbeheer werk je met een vast maandbedrag. Daardoor worden IT-kosten beter voorspelbaar en wordt budgetteren eenvoudiger.
Minder verstoringen
Goed beheer is proactief. Updates worden gepland, apparaten gemonitord en terugkerende problemen onderzocht. Het doel is niet om zoveel mogelijk supporttickets snel af te handelen. Het doel is dat er uiteindelijk minder supporttickets nodig zijn.
Betere beveiliging
Een moderne werkplek bestaat uit veel meer dan antivirussoftware.
Identiteiten, apparaten, software, toegang, bedrijfsgegevens en back-ups moeten als één geheel worden beveiligd. Centraal beheer voorkomt dat iedere laptop op een andere manier is ingericht.
Identiteiten, apparaten, software, toegang, bedrijfsgegevens en back-ups moeten als één geheel worden beveiligd. Centraal beheer voorkomt dat iedere laptop op een andere manier is ingericht.
Eenvoudiger samenwerken
Microsoft Teams, OneDrive, SharePoint, Outlook en andere Microsoft 365-diensten werken het prettigst wanneer accounts, rechten en apparaten goed op elkaar zijn afgestemd.
Medewerkers kunnen daardoor eenvoudiger samenwerken en vanaf verschillende locaties bij de informatie die zij voor hun werk nodig hebben.
Medewerkers kunnen daardoor eenvoudiger samenwerken en vanaf verschillende locaties bij de informatie die zij voor hun werk nodig hebben.
Eenvoudig op- en afschalen
Komt er een medewerker bij? Dan moet de werkplek snel beschikbaar zijn.
Vertrekt iemand? Dan moeten toegang en accounts gecontroleerd worden afgesloten.
Met centraal werkplekbeheer worden deze processen gestandaardiseerd, waardoor groei niet automatisch meer beheercomplexiteit betekent.
Vertrekt iemand? Dan moeten toegang en accounts gecontroleerd worden afgesloten.
Met centraal werkplekbeheer worden deze processen gestandaardiseerd, waardoor groei niet automatisch meer beheercomplexiteit betekent.
Wat valt er bij Grey Dog IT onder werkplekbeheer?
Een werkplek is volgens ons meer dan alleen een laptop.
Een medewerker kan pas goed werken wanneer het apparaat, het account, Microsoft 365, beveiliging, back-up en netwerk goed samenwerken. Daarom kijken we naar de complete digitale werkomgeving.
Een medewerker kan pas goed werken wanneer het apparaat, het account, Microsoft 365, beveiliging, back-up en netwerk goed samenwerken. Daarom kijken we naar de complete digitale werkomgeving.
Beheer van laptops en desktops
Werkplekken worden centraal ingericht en beheerd. We houden zicht op apparaten, software en updates, zodat niet iedere computer langzaam zijn eigen afwijkende configuratie ontwikkelt.
Microsoft 365-beheer
Microsoft 365 vormt bij veel organisaties het hart van de digitale werkplek.
Grey Dog IT beheert de omgeving zodat gebruikers, licenties, toegang en Microsoft 365-diensten centraal worden geregeld. Zo sluiten onder andere Outlook, Teams, OneDrive en SharePoint beter op elkaar aan.
Grey Dog IT beheert de omgeving zodat gebruikers, licenties, toegang en Microsoft 365-diensten centraal worden geregeld. Zo sluiten onder andere Outlook, Teams, OneDrive en SharePoint beter op elkaar aan.
Gebruikersbeheer
Een nieuwe medewerker moet snel kunnen beginnen, maar alleen toegang krijgen tot wat nodig is.
Bij vertrek geldt het tegenovergestelde. Toegang moet tijdig worden ingetrokken en bedrijfsgegevens moeten onder controle van de organisatie blijven.
Goed gebruikersbeheer verkleint daarmee niet alleen de beheerlast, maar ook beveiligingsrisico's.
Bij vertrek geldt het tegenovergestelde. Toegang moet tijdig worden ingetrokken en bedrijfsgegevens moeten onder controle van de organisatie blijven.
Goed gebruikersbeheer verkleint daarmee niet alleen de beheerlast, maar ook beveiligingsrisico's.
Updates en patchmanagement
Software die niet wordt bijgewerkt kan bekende kwetsbaarheden bevatten.
Daarom worden updates en beveiligingspatches structureel beheerd. Niet pas wanneer een medewerker klaagt dat iets niet meer werkt.
Beveiliging van de werkplek
Grey Dog IT werkt met een vaste security baseline voor beheerde omgevingen.
Daarbij gebruiken we onder andere Microsoft Secure Score als hulpmiddel om de beveiligingsstatus en relevante verbeterpunten inzichtelijk te maken. Ons uitgangspunt is een hoog beveiligingsniveau zonder maatregelen in te voeren die medewerkers onnodig hinderen.
We sturen daarbij in veel omgevingen op ongeveer 80% Secure Score als praktisch intern uitgangspunt, maar kijken altijd naar de achterliggende maatregelen en risico's. Een percentage alleen maakt een omgeving namelijk niet veilig.
Daarbij gebruiken we onder andere Microsoft Secure Score als hulpmiddel om de beveiligingsstatus en relevante verbeterpunten inzichtelijk te maken. Ons uitgangspunt is een hoog beveiligingsniveau zonder maatregelen in te voeren die medewerkers onnodig hinderen.
We sturen daarbij in veel omgevingen op ongeveer 80% Secure Score als praktisch intern uitgangspunt, maar kijken altijd naar de achterliggende maatregelen en risico's. Een percentage alleen maakt een omgeving namelijk niet veilig.
Microsoft 365 back-up standaard inbegrepen
Een belangrijk verschil tussen beschikbaarheid en back-up wordt regelmatig over het hoofd gezien.
Bedrijfsgegevens in Microsoft 365 moeten ook beschermd worden tegen situaties zoals menselijke fouten, ongewenste verwijdering of andere vormen van dataverlies.
Daarom is Microsoft 365 back-up standaard onderdeel van het werkplekbeheer van Grey Dog IT. Onder andere gegevens uit Exchange, OneDrive, SharePoint en Teams kunnen daarmee worden beschermd en hersteld.
Je hoeft hiervoor dus niet achteraf nog een aparte back-upoplossing toe te voegen.
Bedrijfsgegevens in Microsoft 365 moeten ook beschermd worden tegen situaties zoals menselijke fouten, ongewenste verwijdering of andere vormen van dataverlies.
Daarom is Microsoft 365 back-up standaard onderdeel van het werkplekbeheer van Grey Dog IT. Onder andere gegevens uit Exchange, OneDrive, SharePoint en Teams kunnen daarmee worden beschermd en hersteld.
Je hoeft hiervoor dus niet achteraf nog een aparte back-upoplossing toe te voegen.
Beheer van het kantoornetwerk
Een perfect ingerichte laptop heeft weinig waarde als het netwerk waarop die laptop werkt instabiel is.
Daarom stopt werkplekbeheer bij Grey Dog IT niet automatisch bij het apparaat. Ook het basisbeheer van het kantoornetwerk kan binnen de dienstverlening vallen.
Onze netwerkspecialisten kijken naar de infrastructuur waarop de werkplekken vertrouwen. Daardoor heb je niet voor iedere laag van je dagelijkse IT een andere leverancier nodig.
Daarom stopt werkplekbeheer bij Grey Dog IT niet automatisch bij het apparaat. Ook het basisbeheer van het kantoornetwerk kan binnen de dienstverlening vallen.
Onze netwerkspecialisten kijken naar de infrastructuur waarop de werkplekken vertrouwen. Daardoor heb je niet voor iedere laag van je dagelijkse IT een andere leverancier nodig.
Support voor medewerkers
IT-problemen komen uiteindelijk altijd bij een mens terecht.
Een medewerker kan niet inloggen. Teams werkt niet zoals verwacht. Een laptop geeft een foutmelding. Of iemand heeft hulp nodig bij het gebruiken van een systeem.
Dan wil je niet eerst uitzoeken welke leverancier verantwoordelijk is.
Medewerkers kunnen met hun IT-vragen terecht bij Grey Dog IT.
Een medewerker kan niet inloggen. Teams werkt niet zoals verwacht. Een laptop geeft een foutmelding. Of iemand heeft hulp nodig bij het gebruiken van een systeem.
Dan wil je niet eerst uitzoeken welke leverancier verantwoordelijk is.
Medewerkers kunnen met hun IT-vragen terecht bij Grey Dog IT.
Van reactief IT-beheer naar proactief werkplekbeheer
Er bestaan grofweg twee manieren om IT te beheren.
Bij reactief beheer gebeurt er iets en wordt daarna iemand gebeld om het probleem op te lossen.
Bij proactief beheer probeer je te voorkomen dat hetzelfde probleem überhaupt ontstaat.
Dat verschil lijkt klein, maar heeft grote gevolgen.
Stel dat een medewerker iedere paar weken problemen heeft met dezelfde applicatie. Je kunt het probleem iedere keer opnieuw oplossen. Je kunt ook onderzoeken waarom het probleem terugkomt en de oorzaak aanpakken.
Grey Dog IT kiest bewust voor die tweede aanpak.
Bij reactief beheer gebeurt er iets en wordt daarna iemand gebeld om het probleem op te lossen.
Bij proactief beheer probeer je te voorkomen dat hetzelfde probleem überhaupt ontstaat.
Dat verschil lijkt klein, maar heeft grote gevolgen.
Stel dat een medewerker iedere paar weken problemen heeft met dezelfde applicatie. Je kunt het probleem iedere keer opnieuw oplossen. Je kunt ook onderzoeken waarom het probleem terugkomt en de oorzaak aanpakken.
Grey Dog IT kiest bewust voor die tweede aanpak.
Continue verbetering is onderdeel van het beheer
Een IT-omgeving is nooit echt af.
Microsoft verandert, beveiligingsrisico's veranderen, medewerkers komen en gaan en organisaties groeien. Een inrichting die vandaag goed werkt, hoeft over twee jaar niet meer optimaal te zijn.
Daarom hoort continue verbetering bij onze dienstverlening.
We beheren niet alleen de bestaande situatie, maar kijken actief waar de omgeving veiliger, stabieler of eenvoudiger kan worden gemaakt.
Deze verbetercyclus is onderdeel van het reguliere beheer en wordt niet alleen gestart wanneer er iets misgaat.
Microsoft verandert, beveiligingsrisico's veranderen, medewerkers komen en gaan en organisaties groeien. Een inrichting die vandaag goed werkt, hoeft over twee jaar niet meer optimaal te zijn.
Daarom hoort continue verbetering bij onze dienstverlening.
We beheren niet alleen de bestaande situatie, maar kijken actief waar de omgeving veiliger, stabieler of eenvoudiger kan worden gemaakt.
Deze verbetercyclus is onderdeel van het reguliere beheer en wordt niet alleen gestart wanneer er iets misgaat.
Hoe veilig is uitbesteed werkplekbeheer?
Uitbesteden betekent dat een externe partij toegang krijgt tot belangrijke onderdelen van je IT-omgeving. Beveiliging moet daarom juist een belangrijk onderdeel zijn van de keuze voor een IT-partner.
Voor Nederlandse bedrijven zijn onder andere multifactorauthenticatie, tijdige updates, goed toegangsbeheer, encryptie en betrouwbare back-ups belangrijke basismaatregelen.
Een professionele beheeromgeving moet daarom minimaal antwoord kunnen geven op vragen zoals:
• Welke apparaten hebben toegang tot onze gegevens?
• Welke gebruikers hebben beheerdersrechten?
• Worden beveiligingsupdates structureel uitgevoerd?
• Is multifactorauthenticatie ingericht?
• Zijn bedrijfsapparaten versleuteld?
• Worden back-ups gemaakt?
• Kunnen back-ups daadwerkelijk worden hersteld?
• Wat gebeurt er met accounts wanneer iemand uit dienst gaat?
• Wie heeft beheerrechten binnen Microsoft 365?
• Hoe worden beveiligingsincidenten opgevolgd?
Vraag een mogelijke IT-partner dus niet alleen óf je omgeving veilig is.
Vraag vooral hoe die veiligheid wordt ingericht, gecontroleerd en verbeterd. Voor ons is het beantwoorden van bovenstaande vragen uiteraard geen probleem.
Voor Nederlandse bedrijven zijn onder andere multifactorauthenticatie, tijdige updates, goed toegangsbeheer, encryptie en betrouwbare back-ups belangrijke basismaatregelen.
Een professionele beheeromgeving moet daarom minimaal antwoord kunnen geven op vragen zoals:
• Welke apparaten hebben toegang tot onze gegevens?
• Welke gebruikers hebben beheerdersrechten?
• Worden beveiligingsupdates structureel uitgevoerd?
• Is multifactorauthenticatie ingericht?
• Zijn bedrijfsapparaten versleuteld?
• Worden back-ups gemaakt?
• Kunnen back-ups daadwerkelijk worden hersteld?
• Wat gebeurt er met accounts wanneer iemand uit dienst gaat?
• Wie heeft beheerrechten binnen Microsoft 365?
• Hoe worden beveiligingsincidenten opgevolgd?
Vraag een mogelijke IT-partner dus niet alleen óf je omgeving veilig is.
Vraag vooral hoe die veiligheid wordt ingericht, gecontroleerd en verbeterd. Voor ons is het beantwoorden van bovenstaande vragen uiteraard geen probleem.
Werkplekbeheer uitbesteden en Microsoft 365
Voor veel mkb-bedrijven zijn Microsoft 365 en werkplekbeheer inmiddels nauwelijks los van elkaar te zien.
Een medewerker gebruikt een laptop om Outlook, Teams, Word, Excel, OneDrive en SharePoint te openen. De identiteit van die medewerker bepaalt vervolgens waar hij of zij toegang toe heeft.
Daarom moet je apparaten, gebruikers en Microsoft 365 niet als losse onderdelen beheren.
Juist de samenhang maakt centraal werkplekbeheer waardevol.
Een medewerker logt in met zijn zakelijke identiteit en krijgt toegang tot de systemen en bestanden die voor zijn functie nodig zijn. Verandert de functie of verlaat iemand de organisatie, dan kan die toegang centraal worden aangepast.
Dat maakt werken niet alleen eenvoudiger, maar ook beter beheersbaar.
Een medewerker gebruikt een laptop om Outlook, Teams, Word, Excel, OneDrive en SharePoint te openen. De identiteit van die medewerker bepaalt vervolgens waar hij of zij toegang toe heeft.
Daarom moet je apparaten, gebruikers en Microsoft 365 niet als losse onderdelen beheren.
Juist de samenhang maakt centraal werkplekbeheer waardevol.
Een medewerker logt in met zijn zakelijke identiteit en krijgt toegang tot de systemen en bestanden die voor zijn functie nodig zijn. Verandert de functie of verlaat iemand de organisatie, dan kan die toegang centraal worden aangepast.
Dat maakt werken niet alleen eenvoudiger, maar ook beter beheersbaar.
Wat kost werkplekbeheer uitbesteden?
De kosten van werkplekbeheer verschillen per IT-partner en hangen af van wat er precies onder de dienstverlening valt.
In de markt worden vaak bedragen van ongeveer €40 tot €150 per gebruiker of werkplek per maand genoemd. Een eenvoudige beheerdienst zit meestal aan de onderkant van die bandbreedte. Uitgebreid beheer met support, Microsoft 365, beveiliging, back-up en aanvullende dienstverlening ligt hoger.
Alleen naar de prijs per werkplek kijken kan daarom misleidend zijn.
Een abonnement van €40 waarin vrijwel alles apart wordt berekend kan uiteindelijk duurder uitpakken dan een uitgebreider abonnement waarin beheer, support, beveiliging en back-up zijn inbegrepen. Via onze calculator kom je er na enkele klikken achter wat de kosten zijn die wij berekenen voor uit uitbesteden van werkplekbeheer.
In de markt worden vaak bedragen van ongeveer €40 tot €150 per gebruiker of werkplek per maand genoemd. Een eenvoudige beheerdienst zit meestal aan de onderkant van die bandbreedte. Uitgebreid beheer met support, Microsoft 365, beveiliging, back-up en aanvullende dienstverlening ligt hoger.
Alleen naar de prijs per werkplek kijken kan daarom misleidend zijn.
Een abonnement van €40 waarin vrijwel alles apart wordt berekend kan uiteindelijk duurder uitpakken dan een uitgebreider abonnement waarin beheer, support, beveiliging en back-up zijn inbegrepen. Via onze calculator kom je er na enkele klikken achter wat de kosten zijn die wij berekenen voor uit uitbesteden van werkplekbeheer.
Is werkplekbeheer uitbesteden goedkoper dan zelf doen?
Dat hangt af van je organisatie.
De fout die vaak wordt gemaakt, is alleen kijken naar de factuur van een IT-partner en die vergelijken met €0 aan intern beheer.
Intern beheer kost vrijwel nooit €0.
Als een financieel manager, directeur of medewerker iedere maand meerdere uren kwijt is aan IT-vragen, leveranciers, accounts, nieuwe laptops en storingen, zijn daar ook kosten aan verbonden.
Daar komen de minder zichtbare kosten bij:
• medewerkers die wachten tijdens storingen;
• tijdverlies door trage systemen;
• verkeerd gebruikte licenties;
• achterstallig onderhoud;
• beveiligingsrisico's;
• tijd voor het zoeken en aansturen van leveranciers;
• fouten bij het in- en uitdienstproces.
De betere vraag is daarom:
Wat kost het ons om onze IT goed, veilig en betrouwbaar te beheren?
Voor een organisatie met tientallen medewerkers kan het opbouwen van alle benodigde kennis intern relatief kostbaar zijn. Met uitbesteed werkplekbeheer krijg je toegang tot verschillende IT-specialismen zonder voor ieder onderdeel zelf iemand in dienst te nemen.
De fout die vaak wordt gemaakt, is alleen kijken naar de factuur van een IT-partner en die vergelijken met €0 aan intern beheer.
Intern beheer kost vrijwel nooit €0.
Als een financieel manager, directeur of medewerker iedere maand meerdere uren kwijt is aan IT-vragen, leveranciers, accounts, nieuwe laptops en storingen, zijn daar ook kosten aan verbonden.
Daar komen de minder zichtbare kosten bij:
• medewerkers die wachten tijdens storingen;
• tijdverlies door trage systemen;
• verkeerd gebruikte licenties;
• achterstallig onderhoud;
• beveiligingsrisico's;
• tijd voor het zoeken en aansturen van leveranciers;
• fouten bij het in- en uitdienstproces.
De betere vraag is daarom:
Wat kost het ons om onze IT goed, veilig en betrouwbaar te beheren?
Voor een organisatie met tientallen medewerkers kan het opbouwen van alle benodigde kennis intern relatief kostbaar zijn. Met uitbesteed werkplekbeheer krijg je toegang tot verschillende IT-specialismen zonder voor ieder onderdeel zelf iemand in dienst te nemen.
Werkplekbeheer uitbesteden of een eigen IT-medewerker aannemen?
Voor kleinere organisaties is dit een belangrijke afweging.
Een eigen IT-medewerker kent de organisatie goed en is dichtbij. Daar staat tegenover dat één persoon onmogelijk specialist kan zijn in ieder onderdeel van moderne IT.
Denk aan Microsoft 365, cybersecurity, endpointbeheer, netwerken, back-up, cloud, identity management en support.
Ook ontstaat afhankelijkheid. Wat gebeurt er tijdens vakantie, ziekte of vertrek?
Bij uitbesteed werkplekbeheer koop je geen individuele medewerker in, maar toegang tot een team met verschillende specialismen.
Voor grotere organisaties kan een combinatie juist goed werken. De interne IT-manager houdt de regie en werkt samen met Grey Dog IT voor operationeel beheer of specifieke expertise.
Uitbesteden hoeft dus niet alles of niets te zijn.
Een eigen IT-medewerker kent de organisatie goed en is dichtbij. Daar staat tegenover dat één persoon onmogelijk specialist kan zijn in ieder onderdeel van moderne IT.
Denk aan Microsoft 365, cybersecurity, endpointbeheer, netwerken, back-up, cloud, identity management en support.
Ook ontstaat afhankelijkheid. Wat gebeurt er tijdens vakantie, ziekte of vertrek?
Bij uitbesteed werkplekbeheer koop je geen individuele medewerker in, maar toegang tot een team met verschillende specialismen.
Voor grotere organisaties kan een combinatie juist goed werken. De interne IT-manager houdt de regie en werkt samen met Grey Dog IT voor operationeel beheer of specifieke expertise.
Uitbesteden hoeft dus niet alles of niets te zijn.
Hoe stap je over naar een andere werkplekbeheerder?
Een van de grootste bezwaren tegen uitbesteden van werkplekbeheer is niet het uiteindelijke beheer, maar de overstap.
Bedrijven zijn bang voor downtime, verdwenen bestanden, medewerkers die niet kunnen inloggen of een huidige IT-leverancier die niet goed meewerkt.
Die zorgen zijn begrijpelijk.
Een IT-migratie moet daarom geen sprong in het diepe zijn.
Bedrijven zijn bang voor downtime, verdwenen bestanden, medewerkers die niet kunnen inloggen of een huidige IT-leverancier die niet goed meewerkt.
Die zorgen zijn begrijpelijk.
Een IT-migratie moet daarom geen sprong in het diepe zijn.
Stap 1. Inventarisatie
Eerst wordt de bestaande omgeving in kaart gebracht.
Denk aan werkplekken, gebruikers, Microsoft 365, licenties, netwerkapparatuur, beveiliging, back-ups, applicaties en bestaande leveranciers.
Denk aan werkplekken, gebruikers, Microsoft 365, licenties, netwerkapparatuur, beveiliging, back-ups, applicaties en bestaande leveranciers.
Stap 2. Risico's en afhankelijkheden bepalen
Vervolgens kijken we welke systemen bedrijfskritisch zijn en welke afhankelijkheden bestaan.
Wat mag absoluut niet uitvallen? Welke gegevens moeten worden behouden? Welke medewerkers hebben bijzondere software nodig?
Stap 3. Migratieplan opstellen
Daarna ontstaat een concreet plan voor de overgang.
Werkzaamheden worden waar mogelijk zo gepland dat medewerkers zo min mogelijk worden gehinderd.
Werkzaamheden worden waar mogelijk zo gepland dat medewerkers zo min mogelijk worden gehinderd.
Stap 4. Gecontroleerd overzetten
Accounts, apparaten, beheer en andere onderdelen worden volgens het migratieplan overgenomen.
Waar nodig stemmen we af met de bestaande IT-leverancier.
Stap 5. Controleren en verbeteren
Na de overgang controleren we of alles correct werkt en brengen we verbeterpunten in kaart.
Vanaf dat moment begint het reguliere proactieve beheer.
Kosteloos overstappen naar Grey Dog IT
De angst voor hoge migratiekosten mag geen reden zijn om jarenlang bij een IT-oplossing te blijven die niet meer bij je organisatie past.
Daarom neemt Grey Dog IT bij het werkplekbeheer de overstapkosten voor eigen rekening.
Je betaalt dus geen aparte rekening omdat je bestaande omgeving moet worden overgenomen.
Daarnaast zijn onze abonnementen maandelijks opzegbaar.
We willen dat je klant blijft omdat de dienstverlening goed is, niet omdat een langdurig contract je tegenhoudt om te vertrekken.
Daarom neemt Grey Dog IT bij het werkplekbeheer de overstapkosten voor eigen rekening.
Je betaalt dus geen aparte rekening omdat je bestaande omgeving moet worden overgenomen.
Daarnaast zijn onze abonnementen maandelijks opzegbaar.
We willen dat je klant blijft omdat de dienstverlening goed is, niet omdat een langdurig contract je tegenhoudt om te vertrekken.
Waar moet je op letten bij het uitbesteden van werkplekbeheer?
Een goede IT-partner herken je niet aan de langste lijst technische termen.
Let vooral op de manier waarop verantwoordelijkheid wordt genomen.
1. Is duidelijk wat inbegrepen is?
Vraag om een concrete beschrijving van de dienstverlening.
Woorden als "volledig beheer" en "complete ontzorging" zeggen weinig als niet duidelijk is wat daar daadwerkelijk onder valt.
2. Wie helpt je medewerkers?
Controleer hoe support is georganiseerd en of medewerkers weten waar zij met vragen terechtkunnen.
3. Is het beheer proactief?
Vraag niet alleen hoe snel storingen worden opgelost.
Vraag ook wat de IT-partner doet om storingen te voorkomen.
4. Hoe is beveiliging geregeld?
Vraag naar maatregelen rond accounts, apparaten, updates, multifactorauthenticatie, encryptie, monitoring en toegangsbeheer.
5. Is Microsoft 365 back-up inbegrepen?
Controleer expliciet of Microsoft 365-gegevens worden geback-upt, wat precies wordt opgeslagen en hoe herstel werkt.
6. Wie beheert het netwerk?
Een storing die "niet aan de laptop ligt" moet niet automatisch jouw probleem worden.
Leg vooraf vast wie verantwoordelijk is voor wifi, switches, firewalls en andere netwerkcomponenten.
7. Wat gebeurt er als je wilt vertrekken?
Een betrouwbare IT-partner moet ook een nette exit mogelijk maken.
Controleer contractduur, opzegtermijnen, eigenaarschap van accounts en gegevens en de procedure voor overdracht naar een andere beheerder.
8. Wordt de omgeving structureel verbeterd?
Vraag daarom wat de leverancier doet wanneer er géén storing is. Worden instellingen periodiek beoordeeld? Worden beveiligingsmaatregelen aangepast? Worden terugkerende problemen structureel aangepakt?
Dat onderscheidt beheer van alleen support.
Werkplekbeheer uitbesteden voor het MKB
Waarom werkplekbeheer uitbesteden aan Grey Dog IT?
Het doel is een IT-omgeving waarin medewerkers prettig kunnen werken en waarin het management weet dat beheer, continuïteit en
beveiliging structureel zijn geregeld.
Daarom combineren we:
Eén vast aanspreekpunt
Voor dagelijkse IT-vragen, wijzigingen en problemen.
Proactief beheer
We willen problemen voorkomen in plaats van alleen snel
reageren nadat het misgaat.
Continue verbetering
Optimalisatie van de omgeving hoort bij het beheer en is
standaard onderdeel van de dienstverlening.
Een vaste security baseline
We werken vanuit vaste beveiligingsuitgangspunten en
gebruiken Microsoft Secure Score om verbeterpunten inzichtelijk te maken.
Microsoft 365 back-up
Back-up van Microsoft 365 is standaard inbegrepen.
Netwerkkennis in eigen huis
Ook het kantoornetwerk kan door onze netwerkspecialisten
worden beheerd.
Voorspelbare maandkosten
Geen beheer dat iedere maand een financiële verrassing
oplevert.
Kosteloos overstappen
Grey Dog IT neemt de migratiekosten voor zijn rekening.
Maandelijks opzegbaar
Geen langdurig contract dat je dwingt om te blijven.
beveiliging structureel zijn geregeld.
Daarom combineren we:
Eén vast aanspreekpunt
Voor dagelijkse IT-vragen, wijzigingen en problemen.
Proactief beheer
We willen problemen voorkomen in plaats van alleen snel
reageren nadat het misgaat.
Continue verbetering
Optimalisatie van de omgeving hoort bij het beheer en is
standaard onderdeel van de dienstverlening.
Een vaste security baseline
We werken vanuit vaste beveiligingsuitgangspunten en
gebruiken Microsoft Secure Score om verbeterpunten inzichtelijk te maken.
Microsoft 365 back-up
Back-up van Microsoft 365 is standaard inbegrepen.
Netwerkkennis in eigen huis
Ook het kantoornetwerk kan door onze netwerkspecialisten
worden beheerd.
Voorspelbare maandkosten
Geen beheer dat iedere maand een financiële verrassing
oplevert.
Kosteloos overstappen
Grey Dog IT neemt de migratiekosten voor zijn rekening.
Maandelijks opzegbaar
Geen langdurig contract dat je dwingt om te blijven.
Hoe ziet goed werkplekbeheer er in de praktijk uit?
Je merkt goed IT-beheer juist doordat je er weinig mee bezig hoeft te zijn.
Een nieuwe medewerker krijgt op tijd toegang tot de juiste systemen. Een vertrekkende medewerker wordt veilig afgesloten. Updates worden uitgevoerd zonder dat iemand erachteraan hoeft. Bedrijfsgegevens worden geback-upt. Medewerkers weten wie ze moeten bellen. Problemen die regelmatig terugkomen worden structureel aangepakt.
En wanneer het bedrijf groeit, groeit de omgeving mee.
Dat is uiteindelijk waar werkplekbeheer uitbesteden om draait.
Niet om zoveel mogelijk techniek.
Wel om ervoor te zorgen dat medewerkers iedere dag veilig en zonder onnodig IT-gedoe hun werk kunnen doen.
Een nieuwe medewerker krijgt op tijd toegang tot de juiste systemen. Een vertrekkende medewerker wordt veilig afgesloten. Updates worden uitgevoerd zonder dat iemand erachteraan hoeft. Bedrijfsgegevens worden geback-upt. Medewerkers weten wie ze moeten bellen. Problemen die regelmatig terugkomen worden structureel aangepakt.
En wanneer het bedrijf groeit, groeit de omgeving mee.
Dat is uiteindelijk waar werkplekbeheer uitbesteden om draait.
Niet om zoveel mogelijk techniek.
Wel om ervoor te zorgen dat medewerkers iedere dag veilig en zonder onnodig IT-gedoe hun werk kunnen doen.
FAQ
Veelgestelde vragen
Wat betekent werkplekbeheer uitbesteden?
Werkplekbeheer uitbesteden betekent dat een externe IT-partner het dagelijkse beheer van de digitale werkplekken van je medewerkers overneemt. Denk aan laptops, gebruikersaccounts, Microsoft 365, software-updates, beveiliging, back-ups en ondersteuning bij IT-problemen. Je organisatie houdt zelf de regie, terwijl de IT-partner verantwoordelijk wordt voor de afgesproken beheerwerkzaamheden.
Wat kost werkplekbeheer uitbesteden?
De prijs hangt af van het aantal medewerkers, de gewenste ondersteuning en wat binnen het abonnement is inbegrepen. In de Nederlandse markt worden voor beheerde IT-werkplekken indicaties van ongeveer €40 tot €150 per werkplek per maand genoemd. Vergelijk aanbieders daarom niet alleen op prijs, maar vooral op inbegrepen diensten zoals support, Microsoft 365-beheer, security, back-up, patchmanagement en netwerkbeheer. Via onze calculator kom je er binnen enkele minuten achter welke prijs wij rekenen.
Voor welke bedrijven is werkplekbeheer uitbesteden interessant?
Werkplekbeheer uitbesteden is vooral interessant voor bedrijven die afhankelijk zijn van IT, maar geen volledige eigen IT-afdeling hebben. Grey Dog IT richt zich voornamelijk op kleine en middelgrote organisaties met ongeveer 5 tot 50 werkplekken. Ook organisaties met een eigen IT-manager kunnen operationele beheertaken of specialistische onderdelen uitbesteden.
Wanneer moet je werkplekbeheer uitbesteden?
Uitbesteden wordt interessant wanneer IT-problemen steeds meer interne tijd kosten, onderhoud blijft liggen, niemand volledig verantwoordelijk is voor de omgeving of er onzekerheid bestaat over beveiliging en back-ups. Ook snelle groei, hybride werken en toenemende afhankelijkheid van Microsoft 365 zijn veelvoorkomende momenten om professioneel werkplekbeheer te overwegen.
Wat valt onder werkplekbeheer?
Werkplekbeheer kan onder andere bestaan uit laptop- en desktopbeheer, Microsoft 365-beheer, gebruikersbeheer, software-updates, patchmanagement, beveiliging, monitoring, back-up, onboarding, offboarding en ondersteuning van medewerkers. Bij Grey Dog IT kan ook het basisbeheer van het kantoornetwerk onderdeel zijn van de dienstverlening.
Is Microsoft 365-beheer onderdeel van werkplekbeheer?
Bij Grey Dog IT wel. Microsoft 365 is bij veel organisaties nauw verbonden met de digitale werkplek. Daarom worden gebruikers, toegang, licenties en relevante Microsoft 365-diensten meegenomen in het beheer van de werkomgeving.
Heb je een back-up nodig als je Microsoft 365 gebruikt?
Een goed back-upbeleid blijft belangrijk wanneer bedrijfsgegevens in de cloud staan. Back-ups helpen gegevens te herstellen na bijvoorbeeld menselijke fouten, ongewenste verwijdering of andere vormen van dataverlies. Bij Grey Dog IT is Microsoft 365 back-up daarom standaard inbegrepen bij het werkplekbeheer.
Is werkplekbeheer uitbesteden veilig?
Werkplekbeheer uitbesteden kan de beveiliging verbeteren wanneer een gespecialiseerde IT-partner apparaten, accounts, updates en beveiligingsmaatregelen centraal beheert. Vraag een leverancier wel altijd hoe toegang, multifactorauthenticatie, patchmanagement, encryptie, monitoring en back-up concreet zijn ingericht. “Wij regelen de beveiliging” is op zichzelf geen voldoende antwoord.
Kan ik mijn bestaande Microsoft 365-omgeving behouden?
In veel gevallen kan een bestaande Microsoft 365-omgeving worden overgenomen en verder worden beheerd. Tijdens de inventarisatie wordt bekeken welke onderdelen behouden kunnen blijven en welke instellingen verbeterd moeten worden.
Wat is het verschil tussen werkplekbeheer en IT-beheer?
Werkplekbeheer richt zich primair op de digitale werkomgeving van medewerkers, zoals laptops, accounts, Microsoft 365, software, beveiliging en support. IT-beheer is een bredere term en kan daarnaast bijvoorbeeld serverbeheer, netwerkbeheer, hosting, internetverbindingen en telefonie omvatten.
